Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Hoofdstuk 1 - Inleiding

Welkom bij Vaste Lasten Nederland (VLN). Wij geloven dat iedereen grip moet kunnen krijgen en houden op zijn of haar financiële situatie. Daarom hebben wij een veilig online platform ontwikkeld waarmee gebruikers inzicht krijgen in vaste lasten, inkomsten, uitgaven, schulden en financiële documenten. Bij het gebruik van ons platform vertrouwen gebruikers ons persoonlijke en financiële gegevens toe. Dit vertrouwen nemen wij zeer serieus. Financiële informatie behoort tot de meest gevoelige persoonsgegevens die iemand kan delen. Daarom behandelen wij iedere verwerking van persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Dit privacybeleid beschrijft hoe Vaste Lasten Nederland persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, beveiligt, bewaart en beschermt. Daarnaast leggen wij uit welke rechten gebruikers hebben en hoe zij deze rechten kunnen uitoefenen. Ons uitgangspunt is eenvoudig: uw gegevens blijven van u. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt of waarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Privacy en informatiebeveiliging vormen geen aanvullende onderdelen van onze dienstverlening, maar zijn vanaf het ontwerp van het platform meegenomen volgens het principe van Privacy by Design en Privacy by Default. Bij de ontwikkeling van nieuwe functies wordt privacy steeds meegenomen als vast onderdeel van het ontwerp- en ontwikkelproces.

Hoofdstuk 2 - Over Vaste Lasten Nederland

Vaste Lasten Nederland (VLN) is een Software as a Service (SaaS)-platform dat particulieren ondersteunt bij het verkrijgen van overzicht over hun financiële situatie. Het platform biedt gebruikers onder meer de mogelijkheid om:

financiële documenten veilig op te slaan;
documenten automatisch te laten analyseren met behulp van kunstmatige intelligentie (AI);
vaste lasten te beheren;
inkomsten en uitgaven inzichtelijk te maken;
schulden en betalingsverplichtingen te registreren;
betalingsfrequenties te beheren;
financiële overzichten te bekijken;
documenten te delen met een gemachtigde medegebruiker binnen een gezamenlijk huishouden;
toekomstige financiële inzichten en bespaarmogelijkheden te ontvangen.

Het platform is ontwikkeld met als doel gebruikers op een veilige, transparante en gebruiksvriendelijke manier inzicht te geven in hun persoonlijke financiële administratie.

Hoofdstuk 3 - Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is: Vaste Lasten Nederland (VLN) Website: www.vastelastennederland.nl E-mailadres: info@vastelastennederland.nl KvK-nummer: wordt toegevoegd na inschrijving. BTW-identificatienummer: wordt toegevoegd na inschrijving. Vestigingsadres: wordt toegevoegd na inschrijving. Wanneer Vaste Lasten Nederland gebruikmaakt van externe leveranciers voor hosting, opslag, emaildiensten, kunstmatige intelligentie of andere ondersteunende diensten, worden met deze partijen - indien wettelijk vereist - verwerkersovereenkomsten gesloten om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen

Hoofdstuk 4 - Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op iedere natuurlijke persoon die gebruikmaakt van de diensten van Vaste Lasten Nederland. Hieronder vallen onder meer:

bezoekers van de website;
gebruikers van de webapplicatie;
gebruikers van toekomstige mobiele applicaties;
personen die een account aanmaken;
personen die documenten uploaden;
medegebruikers binnen een gezamenlijk huishouden (Households);
gebruikers van gratis en betaalde abonnementen;
personen die contact opnemen met onze klantenservice.

Dit privacybeleid geldt eveneens voor persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens het gebruik van toekomstige functionaliteiten, tenzij daarvoor afzonderlijke privacyvoorwaarden gelden.

Hoofdstuk 5 - Onze privacyprincipes

5.1 Privacy by Design

Bij de ontwikkeling van het platform is privacy vanaf het begin meegenomen in het ontwerp- en ontwikkelproces. Dit betekent dat wij bij iedere nieuwe functionaliteit of wijziging van bestaande functionaliteiten zorgvuldig afwegen welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden en hoe deze gegevens op een veilige manier kunnen worden verwerkt.

5.2 Privacy by Default

Nieuwe gebruikers krijgen standaard de meest privacyvriendelijke instellingen. Gegevens worden niet openbaar gemaakt en worden uitsluitend gedeeld wanneer de gebruiker daarvoor zelf toestemming geeft of wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.

5.3 Dataminimalisatie

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het leveren van onze dienstverlening. Wanneer bepaalde gegevens niet noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform, zullen deze niet worden gevraagd of opgeslagen

5.4 Transparantie

Wij informeren gebruikers op een duidelijke en begrijpelijke manier over de verwerking van persoonsgegevens. Wij streven ernaar juridische informatie zo toegankelijk mogelijk te maken zonder afbreuk te doen aan de wettelijke inhoud.

5.5 Beveiliging

Persoonsgegevens worden beschermd door passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Hieronder vallen onder meer:

versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
versleutelde opslag van documenten waar van toepassing;
gehashte wachtwoorden;
toegangscontrole;
logging van beveiligingsgebeurtenissen;
monitoring;
back-ups;
beveiligde cloudinfrastructuur.

Een uitgebreide beschrijving van de genomen beveiligingsmaatregelen is opgenomen in het afzonderlijke Beveiligingsbeleid van Vaste Lasten Nederland.

5.6 Verantwoord gebruik van AI

Vaste Lasten Nederland maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om gebruikers te ondersteunen bij het analyseren van documenten en het verkrijgen van financieel inzicht. AI wordt uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. AI neemt geen juridische, financiële of bindende besluiten namens gebruikers. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de door AI voorgestelde gegevens voordat deze worden opgeslagen of gebruikt.

5.7 Vertrouwen

Wij realiseren ons dat gebruikers zeer persoonlijke informatie aan ons toevertrouwen. Daarom behandelen wij iedere verwerking van persoonsgegevens alsof het onze eigen financiële gegevens betreft. Vertrouwen vormt de basis van onze dienstverlening en staat centraal bij iedere keuze die wij maken binnen de ontwikkeling van Vaste Lasten Nederland.

Hoofdstuk 6 - Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Vaste Lasten Nederland verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden, beveiligen en verbeteren van de dienstverlening. Afhankelijk van de manier waarop een gebruiker gebruikmaakt van het platform kunnen verschillende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt.

6.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

voor- en achternaam;
e-mailadres;
gebruikersnaam (indien van toepassing);
versleuteld wachtwoord;
taalvoorkeur;
land of regio;
accountstatus;
datum van registratie;
datum van laatste aanmelding.

Wij slaan wachtwoorden nooit leesbaar op. Wachtwoorden worden uitsluitend opgeslagen als een sterke cryptografische hash volgens de op dat moment geldende beveiligingsstandaarden.

6.2 Profielgegevens

Gebruikers kunnen vrijwillig aanvullende gegevens toevoegen aan hun profiel. Afhankelijk van toekomstige functionaliteiten kan dit bestaan uit:

profielfoto;
telefoonnummer;
geboortedatum;
adresgegevens;
postcode;
woonplaats;
gezinssamenstelling;
voorkeuren binnen het platform.;

Het verstrekken van deze gegevens is, tenzij anders vermeld, vrijwillig

6.3 Financiële persoonsgegevens

Het platform is ontwikkeld voor het beheren van financiële administratie. Hierdoor kunnen gebruikers persoonsgegevens uploaden of invoeren die betrekking hebben op hun financiële situatie. Hieronder kunnen onder meer vallen:

oonstroken;
jaaropgaven;
belastingdocumenten;
hypotheekdocumenten;
huurcontracten;
energiecontracten;
internet- en telefooncontracten;
verzekeringspolissen;
bankdocumenten;
betaalbewijzen;
facturen;
abonnementen;
gemeentelijke belastingen;
pensioenoverzichten;
schulddocumentatie;
betalingsregelingen;
incassobrieven;
financiële correspondentie

Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten zoals naam, adres, rekeningnummer, polisnummer, klantnummer, inkomensgegevens, betalingsinformatie, contractinformatie, looptijden, bedragen en vervaldata. Gebruikers bepalen zelf welke documenten zij uploaden.

6.4 Gegevens die door AI worden herkend

Wanneer een gebruiker een document uploadt kan kunstmatige intelligentie automatisch gegevens herkennen. Afhankelijk van het document kunnen onder meer worden herkend:

bedrijfsnaam;
documenttype;
factuurnummer;
contractnummer;
datum;
vervaldatum;
totaalbedrag;
btw-bedragen;
maandbedragen;
betalingsfrequentie;
categorie;
leverancier;
betalingskenmerk.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de gebruiker te ondersteunen bij het beheren van zijn of haar financiële administratie. De gebruiker behoudt altijd de mogelijkheid om gegevens te controleren, aan te passen of te verwijderen voordat deze definitief worden opgeslagen.

6.5 Door gebruikers ingevoerde gegevens

Naast uploads kunnen gebruikers zelf informatie invoeren. Hieronder vallen bijvoorbeeld vaste lasten, inkomsten, schulden, aflossingen, spaardoelen, notities, herinneringen, categorieën en persoonlijke labels. Gebruikers blijven eigenaar van deze gegevens.

6.6 Households (gezamenlijke huishoudens)

VLN biedt de mogelijkheid om een account te delen met één of meerdere medegebruikers binnen een gezamenlijk huishouden. Hierdoor kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

naam van de medegebruiker;
e-mailadres;
uitnodigingsstatus;
datum van acceptatie;
gebruikersrol;
verleende machtigingen;
loggegevens van gedeelde activiteiten.

Een medegebruiker krijgt uitsluitend toegang nadat een uitnodiging is geaccepteerd. De eigenaar van het huishouden behoudt de mogelijkheid om machtigingen te wijzigen of de toegang in te trekken.

6.7 Betaalgegevens

Bij betaalde abonnementen kunnen betaalgegevens worden verwerkt. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kan dit bestaan uit abonnementsvorm, factuurgegevens, betaalstatus, transactienummer, betaaldatum en betalingsprovider. VLN slaat geen volledige betaalkaartgegevens op wanneer betalingen via een externe betaalprovider worden verwerkt.

6.8 Contactgegevens

Wanneer gebruikers contact opnemen met onze klantenservice kunnen wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van berichten, bijlagen, datum van contact en correspondentie verwerken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om vragen, verzoeken of klachten af te handelen.

6.9 Technische gegevens

Voor de beveiliging en goede werking van het platform worden automatisch technische gegevens verwerkt. Hieronder kunnen vallen: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatinformatie, schermresolutie, taalinstellingen, datum en tijd van gebruik, foutmeldingen, sessiegegevens en logbestanden. Deze gegevens worden gebruikt voor beveiliging, foutopsporing, prestatieverbetering, fraudepreventie en systeembeheer.

6.10 Beveiligingsgegevens

Om misbruik van het platform te voorkomen verwerken wij beveiligingsinformatie. Hieronder kunnen vallen: mislukte inlogpogingen, succesvolle aanmeldingen, wijziging van wachtwoorden, wijziging van emailadres, apparaten waarmee is ingelogd, sessiegegevens, beveiligingsmeldingen en verdachte activiteiten. Deze gegevens helpen ons om accounts en persoonsgegevens beter te beschermen.

6.11 Cookies en vergelijkbare technieken

Tijdens het gebruik van onze website kunnen functionele en beveiligingscookies worden geplaatst. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de instellingen van de gebruiker, analytische cookies worden gebruikt om de prestaties van het platform te verbeteren. Meer informatie hierover is opgenomen in het Cookiebeleid.

6.12 Gegevens van minderjarigen

VLN is ontwikkeld voor personen die zelfstandig gebruik mogen maken van financiële diensten. Wanneer een minderjarige persoonsgegevens verstrekt zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger en wij hiervan op de hoogte raken, zullen wij passende maatregelen nemen, waaronder het verwijderen van deze gegevens indien dit wettelijk vereist is.

6.13 Bijzondere persoonsgegevens

VLN heeft niet als doel bijzondere persoonsgegevens te verzamelen of te verwerken, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen, ras of etnische afkomst. Gebruikers kunnen dergelijke gegevens echter onbedoeld opnemen in geüploade documenten. Wanneer dit gebeurt, worden deze gegevens uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om de betreffende documenten veilig op te slaan en beschikbaar te stellen aan de gebruiker. VLN gebruikt deze gegevens niet voor profilering, marketing of geautomatiseerde besluitvorming.

Hoofdstuk 7 - Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vaste Lasten Nederland verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde, duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Wij verwerken persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld

7.1 Het aanmaken en beheren van een gebruikersaccount

Om gebruik te kunnen maken van het platform is een persoonlijk gebruikersaccount noodzakelijk. Wij verwerken persoonsgegevens om een account aan te maken, de identiteit van de gebruiker te registreren, gebruikers veilig te laten inloggen, gebruikersgegevens op te slaan, instellingen te bewaren, gebruikersvoorkeuren te onthouden en accounts te beheren. Zonder deze verwerking is het niet mogelijk om gebruik te maken van de dienstverlening.

7.2 Authenticatie en beveiliging

De veiligheid van gebruikersaccounts heeft binnen VLN hoge prioriteit. Persoonsgegevens worden verwerkt om gebruikers veilig te laten inloggen, identiteitsfraude te voorkomen, onbevoegde toegang te blokkeren, verdachte activiteiten te detecteren, beveiligingsincidenten te onderzoeken en accounts te beschermen tegen misbruik.

7.3 Opslaan van documenten

Gebruikers kunnen documenten uploaden om hun financiële administratie digitaal te beheren. Wij verwerken persoonsgegevens om documenten veilig op te slaan, documenten beschikbaar te maken binnen het account, documenten te organiseren, documenten terug te kunnen vinden en documenten te koppelen aan categorieën.

7.4 Automatische documentanalyse

VLN gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) om gebruikers te ondersteunen bij het analyseren van documenten. De verwerking vindt plaats om documenttypen, leveranciers, bedragen, contractgegevens, betalingsfrequenties en categorieën te herkennen of voor te stellen. De AI ondersteunt uitsluitend de gebruiker. De gebruiker behoudt altijd de mogelijkheid om gegevens te wijzigen, aan te vullen, te verwijderen of voorstellen van AI af te wijzen.

7.5 Financieel overzicht

Het platform verwerkt persoonsgegevens om gebruikers inzicht te geven in hun financiële situatie. Hieronder valt onder meer het berekenen van maandelijkse lasten, jaarlijkse lasten, inkomsten, uitgaven, betalingsverplichtingen, schulden, aflossingen en financiële overzichten

7.6 Herinneringen en meldingen

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om gebruikers tijdig te informeren over vervallende contracten, aankomende betalingen, verlopen documenten, abonnementen, herinneringen, systeemmeldingen en beveiligingsmeldingen.

7.7 Households (gezamenlijke huishoudens)

Wanneer een gebruiker ervoor kiest om een gezamenlijk huishouden aan te maken, verwerken wij persoonsgegevens om uitnodigingen te versturen, medegebruikers te registreren, machtigingen toe te kennen, toegang te beheren, wijzigingen vast te leggen en gedeelde informatie beschikbaar te maken

7.8 Klantenservice

Wanneer gebruikers contact opnemen met onze klantenservice verwerken wij persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, ondersteuning te bieden, storingen te onderzoeken, klachten af te handelen, verzoeken uit te voeren en misverstanden op te lossen.

7.9 Verbetering van het platform

VLN blijft zich ontwikkelen. Daarom verwerken wij bepaalde gegevens om fouten op te lossen, prestaties te verbeteren, beveiliging te versterken, nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens.

7.10 Wettelijke verplichtingen

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor fiscale verplichtingen, administratieve verplichtingen, verzoeken van bevoegde autoriteiten en wettelijke bewaarplichten.

7.11 Voorkomen van fraude en misbruik

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om fraude te voorkomen, misbruik van het platform te detecteren, beveiligingsincidenten te onderzoeken, ongeautoriseerde toegang te voorkomen en aanvallen op onze systemen te herkennen.

7.12 Productontwikkeling

Om onze dienstverlening verder te ontwikkelen kunnen wij gebruiksgegevens analyseren. Hierbij kijken wij bijvoorbeeld naar welke functies veel worden gebruikt, welke functies verbeterd kunnen worden, prestaties van het platform en gebruikerservaring. Wij streven ernaar deze analyses zoveel mogelijk uit te voeren met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens. Persoonlijke financiële gegevens, geüploade documenten en persoonsgegevens van gebruikers worden door Vaste Lasten Nederland niet gebruikt om AI-modellen te trainen of verder te ontwikkelen, tenzij een gebruiker hiervoor vooraf uitdrukkelijk en vrijelijk toestemming heeft gegeven. Zonder deze toestemming worden deze gegevens uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienstverlening aan de betreffende gebruiker

7.13 Communicatie

Persoonsgegevens worden gebruikt om met gebruikers te communiceren over accountinformatie, beveiligingsmeldingen, belangrijke wijzigingen, onderhoudsmeldingen, serviceberichten en bevestigingen van acties binnen het platform.

7.14 Nieuwsbrieven en marketing

Wanneer een gebruiker hiervoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven, kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor nieuwsbrieven, productupdates, nieuwe functionaliteiten en tips over het gebruik van VLN. Gebruikers kunnen hun toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldmogelijkheid of via de accountinstellingen.

Hoofdstuk 8 - Wettelijke grondslagen voor verwerking

Vaste Lasten Nederland verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat zoals bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van de verwerking maken wij gebruik van één of meer van de onderstaande grondslagen

8.1 Uitvoering van een overeenkomst

De meeste persoonsgegevens verwerken wij omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen de gebruiker en Vaste Lasten Nederland. Hieronder vallen onder meer accountbeheer, veilig inloggen, documentopslag, AI-documentanalyse, financiële overzichten, huishoudfunctionaliteit, klantenservice en abonnementen.

8.2 Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf toestemming. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op analytische cookies, nieuwsbrieven, marketingcommunicatie of toekomstige optionele functionaliteiten waarvoor toestemming wettelijk vereist is. Gebruikers kunnen hun toestemming op ieder moment intrekken.

8.3 Wettelijke verplichting

Sommige persoonsgegevens verwerken wij omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Bijvoorbeeld fiscale verplichtingen, administratieve bewaarplichten, verzoeken van bevoegde autoriteiten en naleving van wet- en regelgeving.

8.4 Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging van het platform, fraudepreventie, systeembeheer, foutopsporing, bescherming van gebruikers en verbetering van de dienstverlening. Voordat wij persoonsgegevens op deze grondslag verwerken, maken wij steeds een belangenafweging waarbij de privacy van gebruikers zorgvuldig wordt meegewogen.

Hoofdstuk 9 - Met wie delen wij persoonsgegevens?

Vaste Lasten Nederland behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk. Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden en stellen persoonsgegevens uitsluitend beschikbaar wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wanneer persoonsgegevens worden gedeeld met externe partijen, gebeurt dit uitsluitend onder passende beveiligingsmaatregelen en - indien wettelijk vereist - op basis van een verwerkersovereenkomst.

9.1 Hosting en cloudopslag

Voor het beschikbaar stellen van onze dienstverlening maakt Vaste Lasten Nederland gebruik van professionele cloudinfrastructuur. Hieronder kan onder meer vallen: hosting van de applicatie, databases, documentopslag, back-ups en netwerkbeveiliging. Deze leveranciers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van Vaste Lasten Nederland en uitsluitend voor het leveren van de overeengekomen dienstverlening.

9.2 Kunstmatige intelligentie (AI)

VLN maakt gebruik van AI om documenten te analyseren en gebruikers te ondersteunen. Wanneer hiervoor gebruik wordt gemaakt van een externe AI-dienstverlener worden uitsluitend de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de betreffende analyse. Persoonlijke financiële gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen zonder voorafgaande toestemming van de gebruiker.

9.3 Betaaldiensten

Wanneer een gebruiker een betaald abonnement afsluit, worden betalingen verwerkt via een professionele betaalprovider. VLN ontvangt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om betalingen te registreren, abonnementen te beheren, facturen op te stellen en betalingen te controleren. Gevoelige betaalgegevens, zoals volledige betaalkaartgegevens, worden niet door VLN opgeslagen indien de verwerking plaatsvindt via een externe betaalprovider.

9.4 E-maildiensten

Voor het verzenden van e-mails kan VLN gebruikmaken van externe e-maildienstverleners. Hieronder vallen bijvoorbeeld accountactivatie, wachtwoordherstel, beveiligingsmeldingen, serviceberichten, uitnodigingen voor Households en bevestigingen van wijzigingen.

9.5 Klantenservice

Wanneer ondersteuning wordt verleend, kunnen geautoriseerde medewerkers tijdelijk toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om een vraag of probleem op te lossen. Waar mogelijk wordt gewerkt volgens het principe van least privilege, waarbij medewerkers uitsluitend toegang krijgen tot de minimale hoeveelheid gegevens die nodig is.

9.6 Wettelijke verplichtingen

Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting bestaat, een gerechtelijk bevel is afgegeven of dit noodzakelijk is ter voorkoming van fraude of strafbare feiten.

9.7 Bedrijfsoverdracht

Indien Vaste Lasten Nederland in de toekomst fuseert, wordt overgenomen of gedeeltelijk haar activiteiten overdraagt, kunnen persoonsgegevens onderdeel uitmaken van deze overdracht. In een dergelijke situatie zullen gebruikers hierover tijdig worden geïnformeerd, tenzij de wet anders bepaalt

9.8 Geen verkoop van persoonsgegevens

Vaste Lasten Nederland verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken persoonsgegevens evenmin aan derden voor commerciële doeleinden of marketingdoeleinden zonder voorafgaande toestemming van de gebruiker. Persoonsgegevens blijven eigendom van de gebruiker.

Hoofdstuk 10 - Doorgifte van persoonsgegevens

Vaste Lasten Nederland streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn dat persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de EER. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd overeenkomstig de AVG.

10.1 Verwerking binnen de Europese Economische Ruimte

Indien persoonsgegevens uitsluitend binnen de EER worden verwerkt, gelden de privacyregels van de AVG. Deze verwerking vindt plaats onder passende beveiligingsmaatregelen.

10.2 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend indien de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt, passende contractuele waarborgen zijn overeengekomen zoals Standard Contractual Clauses (SCCs), of een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

10.3 Internationale dienstverleners

Sommige leveranciers van Vaste Lasten Nederland kunnen wereldwijd opereren. Voordat met dergelijke leveranciers wordt samengewerkt beoordelen wij onder meer de beveiliging, privacymaatregelen, certificeringen, contractuele afspraken en naleving van de AVG.

10.4 Transparantie

Gebruikers kunnen contact opnemen met Vaste Lasten Nederland wanneer zij meer informatie wensen over internationale gegevensverwerkingen of de daarbij getroffen waarborgen.

Hoofdstuk 11 - Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Vaste Lasten Nederland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft. Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij rekening met het doel van de verwerking, wettelijke bewaarplichten, de beveiliging van persoonsgegevens, de belangen van de gebruiker en de aard van de persoonsgegevens. Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

11.1 Accountgegevens

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruikersaccount worden bewaard zolang het account actief is. Wanneer een gebruiker het account verwijdert, worden de accountgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.

11.2 Financiële documenten

Geüploade documenten blijven beschikbaar zolang de gebruiker ervoor kiest deze binnen het platform te bewaren. Wanneer documenten worden verwijderd, worden deze uit de actieve omgeving verwijderd. Back-ups worden overeenkomstig het interne back-upbeleid overschreven of verwijderd binnen de daarvoor geldende bewaartermijnen.

11.3 AI-analyseresultaten

Door AI gegenereerde analyses blijven gekoppeld aan het betreffende document zolang dit document binnen het account aanwezig is. Wanneer een document wordt verwijderd, worden ook de bijbehorende analyseresultaten verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

11.4 Klantenservice

Correspondentie met de klantenservice wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het behandelen van vragen, oplossen van problemen, kwaliteitsbewaking en wettelijke verplichtingen.

11.5 Logbestanden

Technische logbestanden worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing, systeembeheer en fraudepreventie. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de loggegevens en het beveiligingsbelang.

11.6 Wettelijke bewaarplichten

Wanneer wet- of regelgeving een langere bewaartermijn voorschrijft, bewaart Vaste Lasten Nederland persoonsgegevens gedurende de wettelijk verplichte termijn. Na afloop van deze termijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Hoofdstuk 12 - Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

De bescherming van persoonsgegevens vormt één van de belangrijkste uitgangspunten van Vaste Lasten Nederland. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofde wijziging, vernietiging, openbaarmaking en misbruik. Onze beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast aan nieuwe technologische ontwikkelingen en beveiligingsrisicos.

12.1 Beveiligingsprincipes

Bij de ontwikkeling van het platform hanteren wij onder meer Privacy by Design, Privacy by Default, minimale gegevensverwerking, least privilege, need-to-know en beveiliging gedurende de volledige levenscyclus van persoonsgegevens.

12.2 Versleutelde verbindingen

Alle communicatie tussen de gebruiker en het platform verloopt via beveiligde verbindingen. Hierdoor worden persoonsgegevens beschermd tegen onderschepping tijdens de overdracht.

12.3 Wachtwoordbeveiliging

Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen. Wij maken gebruik van sterke cryptografische hashing volgens actuele beveiligingsstandaarden. Medewerkers van Vaste Lasten Nederland kunnen wachtwoorden niet inzien.

12.4 Toegangsbeveiliging

Toegang tot persoonsgegevens is uitsluitend toegestaan voor personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Toegang wordt verleend op basis van rollen en autorisaties.

12.5 Monitoring

Wij monitoren onze systemen om verdachte activiteiten te detecteren, beveiligingsincidenten op te sporen, ongeautoriseerde toegang te voorkomen en de beschikbaarheid van het platform te bewaken.

12.6 Logging

Belangrijke beveiligingsgebeurtenissen kunnen worden geregistreerd, zoals aanmeldingen, mislukte inlogpogingen, wachtwoordwijzigingen, wijzigingen in toegangsrechten en beveiligingsmeldingen. Deze logging draagt bij aan het opsporen van beveiligingsincidenten.

12.7 Back-ups

Om verlies van gegevens te voorkomen worden periodiek back-ups gemaakt. Back-ups worden beveiligd opgeslagen en uitsluitend gebruikt voor hersteldoeleinden.

12.8 Evaluatie van beveiligingsmaatregelen

Beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd. Wanneer nieuwe risico’s of kwetsbaarheden worden vastgesteld, kunnen aanvullende beveiligingsmaatregelen worden getroffen. Een uitgebreide beschrijving van onze beveiligingsmaatregelen is opgenomen in het afzonderlijke Beveiligingsbeleid van Vaste Lasten Nederland

Hoofdstuk 13 - Rechten van gebruikers

De AVG geeft gebruikers verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Vaste Lasten Nederland respecteert deze rechten en faciliteert gebruikers bij het uitoefenen daarvan.

13.1 Recht op inzage

Gebruikers hebben het recht om te weten welke persoonsgegevens door Vaste Lasten Nederland worden verwerkt. Op verzoek verstrekken wij een overzicht van de persoonsgegevens die betrekking hebben op de gebruiker.

13.2 Recht op correctie

Wanneer persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen gebruikers verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.

13.3 Recht op verwijdering

Gebruikers kunnen verzoeken hun persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen een dergelijk verzoek uitvoeren, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zich daartegen verzet.

13.4 Recht op beperking van verwerking

Gebruikers kunnen verzoeken de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te beperken wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

13.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Gebruikers hebben het recht hun persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, voor zover de AVG daarin voorziet. Wanneer technisch mogelijk kunnen persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener worden overgedragen.

13.6 Recht van bezwaar

Gebruikers kunnen bezwaar maken tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Wij beoordelen ieder bezwaar zorgvuldig.

13.7 Intrekken van toestemming

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die reeds rechtmatig hebben plaatsgevonden.

13.8 Klacht indienen

Wanneer een gebruiker van mening is dat Vaste Lasten Nederland persoonsgegevens niet zorgvuldig verwerkt, kan contact met ons worden opgenomen. Daarnaast heeft iedere gebruiker het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, waaronder de Autoriteit Persoonsgegevens.

13.9 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Gebruikers kunnen een verzoek indienen via de contactgegevens in dit privacybeleid of via een toekomstige privacy- of accountpagina binnen het platform. VLN kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren binnen de wettelijke termijn en leggen uit wanneer een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd.

Hoofdstuk 14 - Cookies en vergelijkbare technieken

Tijdens het gebruik van de website en het platform van Vaste Lasten Nederland kunnen cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op een computer, tablet of mobiele telefoon worden opgeslagen om de werking van het platform te ondersteunen, de beveiliging te verbeteren en - indien de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven - statistieken te verzamelen. Vaste Lasten Nederland gebruikt uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform of waarvoor de gebruiker toestemming heeft gegeven. Een uitgebreide beschrijving van alle cookies is opgenomen in het afzonderlijke Cookiebeleid van Vaste Lasten Nederland.

14.1 Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk om het platform goed te laten functioneren. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat gebruikers kunnen inloggen, ingelogd blijven tijdens een sessie, beveiligingsinstellingen worden onthouden, taalvoorkeuren worden opgeslagen en gebruikersvoorkeuren worden onthouden. Voor deze cookies is geen afzonderlijke toestemming vereist.

14.2 Beveiligingscookies

Om accounts en persoonsgegevens te beschermen maakt Vaste Lasten Nederland gebruik van beveiligingscookies. Deze cookies kunnen onder meer worden gebruikt voor sessiebeveiliging, bescherming tegen misbruik, bescherming tegen geautomatiseerde aanvallen en fraudepreventie.

14.3 Analytische cookies

Wanneer analytische cookies worden gebruikt, gebeurt dit uitsluitend om inzicht te verkrijgen in het gebruik van het platform en de prestaties van de dienstverlening. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Indien wettelijk vereist worden analytische cookies uitsluitend geplaatst nadat de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven.

14.4 Cookies beheren

Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen van de website of via de instellingen van hun internetbrowser. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan ertoe leiden dat onderdelen van het platform minder goed functioneren.

Hoofdstuk 15 - Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Vaste Lasten Nederland maakt gebruik van technologieën die gebruikers ondersteunen bij het analyseren van financiële documenten en het verkrijgen van financieel inzicht. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de wijze waarop deze technologie wordt ingezet.

15.1 Geen geautomatiseerde besluitvorming

Vaste Lasten Nederland neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die rechtsgevolgen hebben of gebruikers anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Beslissingen over de financiële situatie van de gebruiker worden niet automatisch door het platform genomen. De gebruiker behoudt altijd de controle over zijn of haar gegevens.

15.2 Ondersteunende AI

AI wordt uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. De AI kan onder andere documenten analyseren, gegevens herkennen, categorieën voorstellen, bedragen herkennen, betalingsfrequenties voorstellen en administratieve werkzaamheden vereenvoudigen. Alle voorstellen van AI kunnen door de gebruiker worden gecontroleerd, aangepast of verwijderd.

15.3 Geen financieel advies

De analyses, inzichten en suggesties die binnen Vaste Lasten Nederland worden weergegeven, vormen geen financieel, juridisch, fiscaal of professioneel advies. Gebruikers blijven zelf verantwoordelijk voor de juistheid van ingevoerde gegevens, het controleren van AI-resultaten, financiële beslissingen, belastingaangiften en overeenkomsten met derden.

15.4 Geen AI-training met gebruikersgegevens

Vaste Lasten Nederland gebruikt persoonlijke financiële gegevens, documenten en persoonsgegevens van gebruikers niet voor het trainen of verbeteren van AI-modellen, tenzij een gebruiker daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Zonder deze toestemming worden gegevens uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienstverlening aan de betreffende gebruiker.

Hoofdstuk 16 - Datalekken en beveiligingsincidenten

Ondanks de zorgvuldige beveiligingsmaatregelen die Vaste Lasten Nederland treft, kan een beveiligingsincident of datalek nooit volledig worden uitgesloten. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, handelen wij volgens een vastgesteld intern incidentproces.

16.1 Wat verstaan wij onder een datalek?

Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging die leidt tot of kan leiden tot verlies van persoonsgegevens, vernietiging van persoonsgegevens, ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofde wijziging, ongewenste openbaarmaking of onbeschikbaarheid van persoonsgegevens.

16.2 Onderzoek

Na een melding wordt het incident onderzocht. Hierbij beoordelen wij onder andere de oorzaak, de omvang, de aard van de betrokken persoonsgegevens, de mogelijke gevolgen en de te nemen maatregelen.

16.3 Melding

Wanneer een datalek volgens de AVG meldingsplichtig is, zal Vaste Lasten Nederland de bevoegde toezichthouder tijdig informeren en betrokken gebruikers informeren indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden.

16.4 Herstelmaatregelen

Na een incident worden passende maatregelen genomen om verdere schade te beperken, herhaling te voorkomen en de beveiliging verder te verbeteren.

Hoofdstuk 17 - Wijzigingen van dit privacybeleid

Wetgeving, technologie en onze dienstverlening kunnen veranderen. Daarom kan Vaste Lasten Nederland dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Wanneer belangrijke wijzigingen plaatsvinden, zullen gebruikers hierover op passende wijze worden geïnformeerd. De meest recente versie van het privacybeleid wordt altijd gepubliceerd via de website en het platform. Wij adviseren gebruikers dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

Hoofdstuk 18 - Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Vaste Lasten Nederland. Vaste Lasten Nederland (VLN) Website: www.vastelastennederland.nl E-mailadres: info@vastelastennederland.nl KvK-nummer: wordt toegevoegd na inschrijving. BTW-identificatienummer: wordt toegevoegd na inschrijving. Vestigingsadres: wordt toegevoegd na inschrijving.

Hoofdstuk 19 - Onze Privacybelofte

Bij Vaste Lasten Nederland geloven wij dat vertrouwen niet ontstaat door mooie woorden, maar door zorgvuldig handelen. Wij begrijpen dat gebruikers ons toegang geven tot informatie die vaak een volledig beeld geeft van hun financiële situatie. Dat brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Daarom beloven wij dat wij:

zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens;
transparant zijn over onze gegevensverwerkingen;
persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden;
passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen;
persoonsgegevens nooit verkopen aan derden;
gebruikers zoveel mogelijk controle geven over hun eigen gegevens;
blijven investeren in privacy, informatiebeveiliging en verantwoord gebruik van technologie.

Privacy is voor ons geen wettelijke verplichting alleen. Privacy is één van de fundamenten waarop Vaste Lasten Nederland is gebouwd